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Informazioni sull'Autocertificazione

Che cos'è

L'autocertificazione è la possibilità, da parte dei cittadini, di presentare, in sostituzione dei certificati richiesti, una propria dichiarazione sottoscritta (firmata) dall'interessato. La firma non deve essere autenticata. L'autocertificazione sostituisce completamente i certificati, per cui non c'è bisogno di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La Pubblica Amministrazione ha l'obbligo di accettare l'autocertificazione, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi circa la veridicità delle dichiarazioni.

I casi in cui bisogna presentare i tradizionali certificati sono i seguenti:

Come funziona

Per avvalersi dell'autocertificazione, è necessario solo compilare il modulo previsto (disponibile anche in formato telematico) e sottoscriverlo senza alcuna autenticazione della firma.

Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, occorre l'autentica della firma solo quando non sia contestuale ad un'istanza.

L'autentica della firma avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.

L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:

Dov'è utilizzabile

L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, intendendo con ciò, tutte le Amministrazioni dello Stato ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).

Sono, inoltre, utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del GAS, ecc.).

L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Dichiarazioni che si possono autocertificare

Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni:

Con Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:

Tutela per il cittadino

L'impiegato non può rifiutare una autocertificazione. Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.

Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.

Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.

Come comportarsi in caso di rifiuto

Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà segnalando anche, per conoscenza, il tesserino, con gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l'autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dip. Funzione Pubblica - ROMA.

La richiesta deve essere redatta in forma scritta. Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l'incaricato non compie l'atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni della reclusione fino a un anno o della multa fino a due milioni di lire.

Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricezione della richiesta.

La procedibilità è d'ufficio, pertanto non sono richieste querele, istanze o quant'altro.

Quindi colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva, si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l'omissione di atti d'ufficio.

Dichiarazioni non veritiere

L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino. è evidente che le norme, semplificando l'azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione. Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è, d'altra parte, punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

Autentica della firma e imposte di bollo

La legge istitutiva dell'autocertificazione, prevedeva che l'autocertificazione doveva essere sottoscritta e autenticata.

Con l'emanazione della legge 15-5-1997, n. 127, meglio conosciuta come "Legge Bassanini-bis", l'obbligo dell'autocertificazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà" quando la stessa non è contenuta in una istanza.

Per le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni), è sufficiente la sottoscrizione dell'interessato.

L'autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonchè dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.

L'autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.

Nessuna imposta di bollo deve, peraltro, essere corrisposta dal cittadino quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta. (principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscrizione liste di collocamento, ecc.).

Dichiarazioni di nascita

I genitori, o uno di essi, possono dichiarare, entro 10 giorni dal parto, la nascita del proprio figlio presso il Comune di residenza, anche se la nascita è avvenuta in altro Comune.

Si può anche dichiarare:

Validità dei certificati

Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.

E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate. In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.

Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).

Estratti degli atti di stato civile

 

La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all'ufficiale di stato civile competente.

Accertamenti d'ufficio

Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti. Detti certificati, devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministratore che deve emanare il provvedimento. Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.

Acquisizione diretta dei certificati

Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.

Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri

Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani. I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

Documento d'identità in sostituzione dei certificati

In occasione dell'accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità. I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.

Produzione di copie autentiche

La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali. L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale. In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Più semplice partecipare ai concorsi

E' abrogata l'autenticazione della firma per la presentazione delle domande ai concorsi pubblici, nonchè ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali; non è inoltre più previsto il limite di età, tranne che per alcuni casi particolari previsti dalle singole amministrazioni, in relazione alla natura del servizio. Sono conseguentemente aboliti, i titoli preferenziali relativi all'età. Se due o più candidati ottengono, a conclusione delle operazioni di valutazione dei titoli e delle prove di esame, pari punteggio, è preferito il candidato più giovane di età.

Autenticazione di fotografia

La fotografia, può essere autenticata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purchè sia presentata personalmente dall'interessato. L'autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).

Rimane comunque attivo, a richiesta del cittadino, il servizio di autentica foto presso gli uffici comunali unicamente per i seguenti scopi:

Novità in materia di rilascio delle carte d'identità e passaporto

La carta di identità, può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza. Nei documenti di riconoscimento, non è più necessaria l'indicazione dello stato civile, a meno che non lo richieda espressamente l'interessato. I giovani in attesa di svolgere il servizio di leva obbligatorio, potranno ottenere subito il rilascio della carta di identità e/o del passaporto; è infatti abrogata la norma che prevedeva il nulla osta obbligatorio per il rilascio del passaporto e/o della carta di identità.

 

Autenticazione di firme disgiunte

I documenti che richiedono la firma di più persone, possono essere sottoscritti anche separatamente ed in momenti diversi, purchè nei termini.

Un tipico esempio è rappresentato dall'atto di assenso dei genitori per l'espatrio o l'arruolamento del figlio minore.

Conclusioni

Il cittadino può esigere, presso qualsiasi Pubblica Amministrazione e imprese o gestori di servizi pubblici la piena osservanza delle norme sopraindicate in modo che il suo rapporto sia più snello, trasparente e meno dispendioso in termini di tempo.